Akta kelahiran merupakan salah satu dokumen penting dalam administrasi kependudukan yang menjadi bukti sah atas peristiwa kelahiran seseorang. Melalui akta kelahiran, setiap penduduk memperoleh pengakuan identitas secara hukum, termasuk nama, tempat dan tanggal lahir, serta hubungan dengan orang tua.
Lebih dari sekadar dokumen administrasi, akta kelahiran menjadi dasar untuk memperoleh berbagai layanan publik dan hak-hak dasar lainnya, seperti pendidikan, kesehatan, perlindungan sosial, pembuatan dokumen kependudukan, hingga pelayanan administrasi di masa mendatang. Oleh karena itu, pencatatan kelahiran sejak dini menjadi langkah penting untuk memastikan setiap anak memiliki identitas hukum yang jelas.
Kemudahan pelayanan administrasi kependudukan saat ini juga memungkinkan masyarakat untuk mengurus pencatatan kelahiran melalui berbagai mekanisme pelayanan, baik secara tatap muka maupun melalui layanan daring. Dengan memahami persyaratan dan prosedur yang berlaku, masyarakat dapat mengurus akta kelahiran dengan lebih mudah, cepat, dan tertib.
Pengajuan akta kelahiran baru secara tatap muka (offline) dapat dilakukan di MPP, Kecamatan (Kecamatan Ngawi dialihkan ke MPP), desa, puskesmas, Rumah Sakit serta klinik. Sedangkan pengajuan online dapat dilakukan melalui IKD (Identitas Kependudukan Digital). Pengajuan duplikat kutipan akta kelahiran hanya dapat dilakukan di MPP. Berikut persyaratan dan prsedur pengajuan akta kelahiran.
Prosedur Pencatatan Akta Kelahiran WNI
Persyaratan:
Persyaratan Pencatatan Kelahiran WNI Dalam Wilayah NKRI
a. Surat keterangan kelahiran yaitu dari RS/Puskesmas/fasilitas kesehatan/dokter/bidan atau surat keterangan kelahiran dari nakhoda kapal laut/kapten pesawat terbang, atau dari kepala desa/lurah jika lahir di rumah/tempat lain, antara lain: kebun, sawah, angkutan umum.
b. Akta perkawinan;
c. Fotokopi KK;
d. Berita acara dari kepolisian bagi anak yang tidak diketahui asal usulnya/keberadaan orang tuanya.
e. Penduduk dapat membuat SPTJM kebenaran data kelahiran F-2.03, jika tidak memenuhi persyaratan huruf a.
f. Penduduk dapat membuat SPTJM kebenaran sebagai pasangan suami istri (keduanya masih hidup) F-2.04, jika tidak memenuhi persyaratatan huruf b.
g. Penduduk dapat membuat SPTJM kebenaran sebagai pasangan suami istri tapi salah satu/kedua sudah meninggal dengan mengisi F-2.04A dan 2 (dua) orang saksi, jika tidak memenuhi persyaratatan huruf b.
Mekanisme dan Prosedur Pencatatan Kelahiran WNI Dalam Wilayah NKRI:
a. WNI mengisi formulir F-2.01A.
b. Untuk pelayanan secara offline/tatap muka, persyaratan surat keterangan kelahiran yang diserahkan berupa fotokopi bukan asli (asli hanya diperlihatkan).
c. Dinas tidak menarik surat keterangan kelahiran asli.
d. Untuk pelayanan online/Daring, persyaratan yang discan/ difoto untuk diunggah harus aslinya.
e. WNI melampirkan Fotokopi KK untuk verifikasi data yang tercantum dalam formulir F-2.01A.
f. WNI tidak perlu melampirkan fotokopi KTP-el saksi, karena identitas saksi sudah tercantum dalam formulir F-2.01A.
g. Dinas menerbitkan kutipan akta kelahiran.
h. Link cetak Kutipan Akta Kelahiran akan terkirim ke email dan dokumen juga tersedia di IKD.
i. Pemohon juga dapat mencetak sendiri melalui email maupun IKD-ADM
Prosedur Penerbitan Duplikat Akta Kelahiran WNI
Persyaratan:
Persyaratan Pencatatan Kelahiran WNI Dalam Wilayah NKRI
a. Asli Kutipan Akta Kelahiran atau Surat Kehilangan dari Kepolisian jika hilang;
b. Akta perkawinan orang tua;
c. KK pemohon dan orang tua;
d. Surat Keterangan Keabsahan Kutipan Akta Kelahiran dari Dukcapil asal jika kutipan tersebut diterbitkan daerah lain;
e. Mengisi SPTJM pembetulan akta pencatatan sipil F2.04B;
f. Dokumen otentik sebagai dasar pembetulan akta jika dilakukan pembetulan seperti ijasah, buku nikah;
g. Mengisi surat permohonan penerbitan kembali akta pencatatan sipil F2.04D.
Mekanisme dan Prosedur Pencatatan Kelahiran WNI Dalam Wilayah NKRI:
a. WNI mengisi formulir F-2.01A serta mengisi permohonan F2.04D.
b. Pelayanan penerbitan duplikat akta secara offline/tatap.
c. Persyaratan dokumen otentik yang diserahkan berupa fotokopi bukan asli (asli hanya diperlihatkan).
d. WNI melampirkan Fotokopi KK untuk verifikasi data yang tercantum dalam formulir F-2.01A.
e. WNI tidak perlu melampirkan fotokopi KTP-el saksi, karena identitas saksi sudah tercantum dalam formulir F-2.01A.
f. Dinas menarik kutipan akta kelahiran lama.
g. Dinas menerbitkan kutipan akta kelahiran.
h. Link cetak Kutipan Akta Kelahiran akan terkirim ke email dan dokumen juga tersedia di IKD.
i. Pemohon juga dapat mencetak sendiri melalui email maupun IKD-ADM
Prosedur Pencatatan Akta Kelahiran WNA
Persyaratan Pencatatan Kelahiran OA Dalam Wilayah NKRI
a. Surat keterangan kelahiran yaitu dari RS/Puskesmas/fasilitas kesehatan/dokter/bidan, surat keterangan kelahiran dari nakhoda kapal laut/kapten pesawat terbang, atau dari kepala desa/lurah jika lahir di rumah/tempat lain, antara lain: kebun, sawah, angkutan umum.
b. Akta perkawinan;
c. Dokumen Perjalanan;
d. KTP-el orang tua atau KITAP/KITAS atau visa kunjungan;
e. OA dapat membuat SPTJM kebenaran data kelahiran dengan mengisi F-2.03, jika tidak memenuhi persyaratan huruf a;
f. OA dapat membuat SPTJM kebenaran sebagai pasangan suami istri dengan mengisi F-2.04, jika tidak memenuhi persyaratan huruf b.
Mekanisme dan Prosedur Pencatatan Kelahiran OA Dalam Wilayah NKRI
a. OA mengisi formulir F-2.01A.
b. Untuk pelayanan secara offline/tatap muka, persyaratan surat keterangan kelahiran yang diserahkan berupa fotokopi bukan asli (asli hanya diperlihatkan).
c. Dinas tidak menarik surat keterangan kelahiran asli.
d. Untuk pelayanan online/Daring, persyaratan yang discan/ difoto untuk diunggah harus aslinya.
e. Fotokopi dokumen perjalanan diperlukan untuk verifikasi data yang tercantum dalam formulir F-2.01A.
f. WNI tidak perlu melampirkan fotokopi KTP-el saksi, karena identitasnya sudah tercantum dalam formulir F-2.01A.
g. Dinas menerbitkan kutipan akta kelahiran.
h. Link cetak Kutipan Akta Kelahiran akan terkirim ke email dan dokumen juga tersedia di IKD.
i. Pemohon juga dapat mencetak sendiri melalui email maupun IKD-ADM