Menyertakan email dalam setiap pengajuan secara offline dokumen kependudukan sangat penting dalam proses penerbitan dokumen kependudukan. Hal ini terjadi karena dengan penyertaan email tersebut maka penduduk akan dapat langsung mengetahui ketika dokumen yang diajukannya telah ditandatangani oleh Kepala Dinas, karena begitu dokumen ditandatangani maka link cetak dokumen secara otomatis akan terkirim ke email penduduk.
Berdasar kiriman email tersebut maka bisa dipastikan dokumen penduduk sudah diterbitkan (jadi) sehingga penduduk bisa mencetak sendiri baik melalui Anjungan Dukcapil Mandiri (ADM) atau mencetak sendiri di rumah dengan perangkat cetak. Dengan cara tersebut maka penduduk tidak perlu lama menunggu panggilan loket cetak. Bahkan setelah proses pengajuan layanan, penduduk dapat langsung pulang (tidak perlu menunggu) karena merekan dapat mencetak sendiri.
Sebaliknya jika pengajuan dokumen kependudukan tidak mensertakan email maka penduduk harus menunggu panggilan loket cetak dokumen untuk mendapatkan dokumen kependudukan, dimana proses tersebut mungkin memerlukan waktu lebih lama apalagi jika permohonannya banyak.
Walaupun standar pelayanan penyelesaian dokumen kependudukan adalah 24 jam tetapi biasanya dapat diselesaikan kurang dari dua jam apalagi jika penduduk mensertakan email maka penyelesaian penerbitan dokumen dapat lebih cepat diketahui.
Selain sebagai sarana untuk mencetak dokumen kependudukan, link cetak dokumen juga dapat digunakan untuk membuat file pdf dari dokumen kependudukan. Caranya adalah sebagai berikut. Klik QRCode pada email, kemudian masukkan capcha dan dokumen kependudukan akan ditampilkan. Pilih print (cetak) kemudian pilihlah jenis printer dengan Save as PDF.
Manfaat lain link cetak dokumen yang dikirim email adalah sebagai cadangan jika dokumen yang tercetak hilang maka kita dapat mencetak ulang dengan menggunakan link tersebut tanpa perlu datang ke Disdukcapil.
Lantas bagaimana cara mengetahui email kita?
Saat ini, hampir setiap orang memiliki HP android. Setiap HP android pasti memiliki email maka kita dapat mengetahui email kita yang ada di HP. Atau anda dapat membuat email melalui gmail atau aplikasi email lainnya.
Selalu sertakan email anda pada saat anda mengurus dokumen kependudukan secara offline agar layanan menjadi lebih cepat dan mudah.