Perubahan dan pembetulan merupakan dua kata yang memiliki makna yang berbeda. Perubahan nama dilakukan apabila semua data pada dokumen kependudukan dan dokumen identitas lainnya namanya sudah sama. Jika ingin dikurangi, ditambahkan, atau disisipkan satu kata, atau diganti nama secara keseluruhan harus berdasarkan penetapan Pengadilan Negeri. Perubahan nama atau penggantian nama harus dilaksanakan berdasarkan penetapan pengadilan negeri tempat domisili pemohon. Perubahan nama wajib dilaporkan oleh orang yang berubah namanya tersebut kepada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil tempat domisili paling lambat 30 hari sejak diterimanya salinan penetapan pengadilan negeri oleh penduduk. Kemudian, pejabat pencatatan sipil akan menerbitkan catatan pinggir pada register akta pencatatan sipil dan kutipan akta pencatatan sipil. Contoh perubahan nama misalnya, nama Sugi kemudian dia menginginkan namanya diubah atau ditambahkan nama di belakangnya menjadi Sugi Kurniawan. Yang seperti ini dikategorikan sebagai perubahan nama, maka yang bersangkutan harus mengajukan perubahan ke pengadilan terlebih dahulu.
Sedangkan pembetulan nama dilakukan jika nama pada dokumen kependudukan tersebut salah atau keliru. Contohnya, seseorang bernama Sugy Kurniawan ketika dahulu yang bersangkutan melaporkan ke Dukcapil namanya Sugi Kurniawan. Kemudian dikemudian hari diketahui pada ijazahnya tertulis “Sugy Kurniawan” maka salah satu dokumen perlu dibetulkan apakah mengikuti ijazah atau ijazah mengikuti data yang ada di Dukcapil. Sebagai dasar pengajuan pembetulan nama pada KK maka pemohon harus melampirkan dokumen otentik yang dimiliki seperti ijasah, akta perkawinan dan/atau akta kelahiran. Selain itu, harus melengkapi dengan mengisi formulir F1.06 dan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) disertai 2 orang saksi.