Setiap pengajuan dokumen kependudukan dan pencatatan sipil diperlukan email dari penduduk. Petugas Dukcapil biasanya meminta nomor HP maupun email dari penduduk saat penduduk mengajukan permohonan cetak dokumen. Semua cetak dokumen memerlukan email atau nomor HP. Email dan/atau nomor HP tersebut akan diinputkan di data penduduk melalui aplikasi SIAK. Salah satu komponen tersebut wajib diisikan di aplikasi.
Lalu apa pentingnya email dalam layanan penerbitan dokumen kependudukan? Setiap proses penerbitan dokumen terdapat langkah pengiriman link cetak dokumen ke email yang sudah diinputkan sehingga penduduk dapat mencetak sendiri dokumen tersebut. Dengan link cetak dokumen tersebut maka penduduk dapat menyimpan dokumen dalam bentuk pdf. Selain link cetak dokumen, qrcode untuk mencetak melalui ADM juga dikirim ke email tersebut sehingga penduduk dapat mencetak sendiri melalui ADM.
Karena pentingnya email tersebut maka sangat dianjurkan sekali bagi penduduk yang mengajukan cetak dokumen untuk mensertakan email didalam pengajuannya dan sangat dianjurkan untuk pengajuan sendiri agar emailnya tidak diisikan email orang lain. Jika email diisikan email orang lain maka dokumen anda akan terkirim ke email orang tersebut.