Pencatatan kematian merupakan salah satu peristiwa penting dalam administrasi kependudukan (Adminduk). Pencatatan kematian merupakan salah satu peristiwa yang menentukan jumlah penduduk dan sekaligus berfungsi untuk memperbarui status penduduk yang telah meninggal dunia dalam database kependudukan melalui Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK).
Akta kematian yang diterbitkan menjadi bukti hukum yang autentik atas peristiwa kematian seseorang, sehingga dapat digunakan untuk berbagai kepenting misalnya pengurusan asuransi, warisan, utang piutang dan perbankan.
Berikut persyaratan penerbitan Akta Kematian:
a. Surat kematian dari dokter atau kepala desa/lurah atau yang disebut dengan nama lain, atau surat keterangan kepolisian bagi kematian seseorang yang tidak jelas identitasnya, atau salinan penetapan pengadilan bagi seseorang yang tidak jelas keberadaannya karena hilang atau mati tetapi tidak ditemukan jenazahnya, atau surat pernyataan kematian dari maskapai penerbangan bagi seseorang yang tidak jelas keberadaannya karena hilang atau mati tetapi tidak ditemukan jenazahnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, atau surat keteterangankematian dari Perwakilan RI bagi penduduk yang kematiannya di luar wilayah NKRI;
b. Fotokopi Dokumen Perjalanan Republik Indonesia bagi WNI bukan Penduduk atau Fotokopi Dokumen Perjalanan bagi OA.
c. Fotokopi KK/KTP yang meninggal dunia.
Persyaratan poin a menyesuaikan kejadiannya. Setelah persyaratan terpenuhi, silakan ajukan di Desa, Kecamatan atau di Dukcapil.
Penduduk akan diminta mengisi secara lengkap formulir F201. Pada pengisian bagian saksi harus diisi NIK dan namanya. Sedangkan pada bagian tempat kematian isikan nama kabupaten/kota tempat meninggalnya, contoh KABUPATEN NGAWI, KOTA MADIUN, KABUPATEN MADIUN.
Jika yang meninggal merupakan anggota keluarga maka pengajuannya dapat dilakukan secara online melalui Identitas Kependudukan Digital (IKD). Pengisian formulirnya dilakukan secara elektronik (tidak perlu mengisi formulir fisik) melalui aplikasi tersebut. Pengisian biodata pada formulir elektronik tersebut dilakukan dengan mengetik NIK dan nama kemudian klik ikon pencarian maka data yang lain akan ditampilkan. Setelah formulir elektronik terisi semua dan foto surat kematian dan pengantar RT/RW diupload, tekan tombol ajukan.
Pengajuan melalui IKD dapat dimonitor melalui aplikasi tersebut. Hasil pengajuan akan dikirim ke email maupun ke aplikasi dan penduduk dapat mencetak sendiri.
Masih banyak penduduk yang meninggal tetapi tidak dilaporkan ke Dinas Dukcapil. Ada juga penduduk yang meninggal lebih 10 tahun lalu namun baru dilaporkan sekarang dan sebagian penduduk tersebut sudah tidak terdaftar lagi dalam KK dan database kependudukan.
Lantas bagaimana jika penduduk yang telah meninggal dunia sudah tidak terdaftar dalam Kartu Keluarga (KK) atau database kependudukan?
Berdasarkan ketentuan Pasal 65 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 108 Tahun 2019 diatur bahwa pencatatan kematian penduduk yang tidak lagi terdaftar dalam KK dan database kependudukan dilakukan melalui penetapan pengadilan.
Untuk mempermudah masyarakat dalam mendapatkan akta kematian penduduk yang sudah lama terjadi, sudah tidak terdaftar lagi dalam KK dan database kependudukan, Ditjen Kependudukan dan Pencatatan Sipil mengeluarkan kebijakan mengenai pencatatan kematian. Kebijakan tersebut dipertegas melalui Surat Dirjen Dukcapil kepada Kepala Dinas Dukcapil seluruh Indonesia tanggal 7 Oktober 2024 perihal Pencatatan Kematian.
Berdasarkan surat tersebut, maka pencatatan kematian penduduk yang tidak lagi terdaftar di KK dan database kependudukan dapat juga dilakukan tanpa penetapan pengadilan. Dengan ketentuan harus memenuhi 3 persyaratan, yaitu:
a. Adanya dokumen pendukung dari yang meninggal, misalnya buku nikah/akta perkawinan, KK atau KTP lama, ijazah, paspor;
b. Surat kematian dari kepala desa/lurah; dan
c. Pemohon membuat surat pernyataan tanggung jawab mutlak (SPTJM) kebenaran data kematian disertai 2 orang saksi.
Pengajuan akta kematian untuk yang tidak terdata di database harus dilakukan di Dukcapil, setelah persyaratan terpenuhi.
Setelah persyaratan lengkap dan sudah diajukan maka dokumen akan diterbitkan maksimal satu hari (24 jam).
Tidak ada biaya dalam pembuatan akta kematian. Semua pengurusan dokumen kependudukan dan pencatatan sipil adalah gratis. Jika anda dimintai uang dalam pengajuan tersebut, laporkan di pengaduan kami berikut: https://dukcapil.ngawikab.go.id/saran-dan-pengaduan
Berikut Standar Pelayanan Penerbitan Akta Kematian: