Setiap penduduk diwajibkan memiliki akta kelahiran. Sebagaimana terdapat pada UU No 23 Tahun 2006 bahwa setiap kelahiran wajib dilaporkan kepada instansi pelaksana dan Pejabat Pencatatan Sipil akan menerbitkan Kutipan Akta Kelahiran.
Dinas Dukcapil membuat standar pelayanan penerbitan kutipan akta kelahiran sebagai panduan bagi penduduk dan instansi dalam penerbitan dokumen akta kelahiran. Ada beberapa cara pengajuan penerbitan akta kelahiran.
- Pengajuan secara manual di desa, kecamatan atau langsung ke Disdukcapil.
- Pengajuan secara manual melalui beberapa rumah sakit dan klinik seperti RS Widodo, RS Attin Husada, RS Mantingan dan Klinik Mediva.
- Pengajuan online melalui Identitas Kependudukan Digital.
Pengajuan secara manual harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a. Fotokopi surat keterangan kelahiran yaitu dari rumah sakit/Puskesmas/fasilitas kesehatan/dokter/bidan atau surat keterangan kelahiran dari nakhoda kapal laut/kapten pesawat terbang, atau dari kepala desa/lurah jika lahir di rumah/ tempat lain, antara lain: kebun, sawah, angkutan umum.
b. Fotokopi buku nikah/kutipan akta perkawinan/bukti lain yang sah;
c. Fotokopi KK dimana penduduk terdaftar atau akan didaftarkan sebagai anggota keluarga;
d. Berita acara dari kepolisian bagi anak yang tidak diketahui asal usulnya/keberadaan orang tuanya.
e. Penduduk dapat membuat SPTJM kebenaran data kelahiran dengan mengisi F-2.03 dan 2 (dua) orang saksi, jika tidak memenuhi persyaratan sebagaimana huruf a.
f. Penduduk dapat membuat SPTJM kebenaran sebagai pasangan suami istri dengan mengisi F-2.04 dan 2 (dua) orang saksi, jika tidak memenuhi persyaratatan sebagaimana huruf b.
Setelah persyaratan lengkap, pastikan bahwa data di dokumen KK dan buku nikah tidak ada perbedaan. Kemudian pemohon mengisi formulir F201 kelahiran dan menandatangani formulir tersebut. Pemohon mengajukan permohonan penerbitan kutipan akta kelahiran dengan mendatangi tempat layanan administrasi kependudukan dan jangan lupa untuk membawa dokumen aslinya. Dokumen asli tersebut akan di foto sebagai bahan pengajuan penerbitan.
Jika pengajuannya secara online melalui IKD, maka pemohon hanya diminta dua dokumen sebagai persyaratan untuk diupload yaitu surat kelahiran dan buku nikah. Pemohon tidak perlu mengisi formulir F201 fisik tetapi langsung mengisi formulir elektronik. Pengisian formulir elektronik lebih mudah karena dengan memasukkan nik dan nama saja, ketika kita menombol icon pencarian maka data lainnya akan ditampilkan.
Setelah pengajuan diverifikasi dan validasi maka Kepala Dinas akan menandatangani penerbitan dokumen akta kelahiran tersebut secara elektronik dan ketika dokumen tersebut ditandatangani maka link cetak dokumen kutipan akta kelahiran akan terkirim ke email pemohon (jika pengajuannya mensertakan email).
Penerbitan dokumen tersebut secara standar memerlukan waktu maksimal 1×24 jam, tetapi biasanya tidak sampai 15 menit dokumen sudah diterbitkan.
Ada 3 cara mencetak dokumen:
- Pencetakan dokumen dapat dilakukan secara mandiri pada kertas HVS A4 putih 80 gram;
- Cetak melalui ADM
- Cetak di Kecamatan atau Dukcapil
Berikut Standar pelayanan penerbitan akta kelahiran secara lengkap