Akhirnya Disdukcapil Kabupaten Ngawi kembali memiliki layanan online. Hal ini bisa terwujud setelah adanya update SIAK ke versi 8.3.4 dan update aplikasi Identitas Kependudukan Digital (IKD). Sebelumnya layanan online administrasi kependudukan, https://siak.ngawikab.go.id, kita hentikan dikarenakan sejak penggunaan SIAK Terpusat Disdukcapil Kabupaten Ngawi sudah tidak memiliki database kependudukan di daerah sehingga layanan online tersebut tidak dapat terintegrasi dengan database. Semua data base kependudukan berada di Direktorat Dukcapil.
Layanan online tersebut terdapat pada IKD terbaru. Sementara ini sudah ada delapan jenis layanan online yang dapat dimanfaatkan, antara lain:
- Pengajuan Cetak Kartu Keluarga(KK)
Permohonan Cetak Kartu Keluarga adalah pengajuan cetak dokumen KK yang tidak terdapat eleman data yang hendak dirubah, Elemen data sesuai dengan data yang ada di dalam database kependudukan. Selain itu pemohon sudah pernah memiliki KK yang ditandatangani secara elektronik atau KK yang memiliki QRCode. - Pengajuan Cetak Biodata
Permohonan Cetak Biodata WNI, biodata wni yang dapat diajukan sesuai dengan data yang terdapat di dalam database kependudukan dan tidak ada perubahan. - Pengajuan Perubahan Biodata (Golongan Darah)
Pengajuan ini digunakan untuk permohonan perubahan golongan darah. - Pengajuan Pecah KK (individu)
Permohonan pecah kk yaitu permohonan pindah dengan membentuk KK baru dengan alamat yang sama dengan alamat KK asal. Permohonan ini hanya dapat dilakukan perseorangan (pemilik IKD). - Pengajuan Pindah
Pengajuan pindah hanya bisa dilakukan secara individu (perseorangan pemilik IKD). Untuk Individu berstatus Kepala Keluarga tidak dapat mengajukan proses pindah jika masih ada anggota keluarga di dalam satu kartu keluarga. Hanya status hubungan dalam keluarga sebagai kepala keluarga, suami, istri, dan anak yang bisa mengajukan pindah. Jika yang pindah adalah beberapa orang maka harus diajukan di Disdukcapil atau Kecamatan. - Pengajuan Akta Lahir Belum Memiliki NIK
Pengajuan ini digunakan untuk pengajuan akta lahir anak yang baru lahir (belum memiliki NIK) dan merupakan anggota keluarga di KK tersebut.
a. Kolom isian yang memiliki tanda * berwarna merah itu wajib diisi.
b. Dokumen Penyerta wajib upload minimal 2 foto dokumen asli penyerta.
c. Surat Keterangan Lahir harus memuat nama anak yang dicarikan akta lahir.
d. Formulir SPTJM Kebenaran Kelahiran dan SPTJM Perkawinan dapat diunduh pada tab Unduh di menu Permohonan Kelahiran WNI (Anak belum memiliki NIK).
e. Permohonan Akta Kelahiran WNI (Anak belum memiliki NIK) dapat dilakukan, bagi anggota keluarga yang memiliki status hubungan dalam keluarga sebagai berikut: Kepala Keluarga, Suami, Istri, Anak. - Pengajuan Akta Lahir Sudah Memiliki NIK
Pengajuan ini digunakan untuk pembuatan akta lahir bagi anggota satu KK dan sudah memiliki NIK tetapi yang bersangkutan belum memiliki akta lahir.
a. Kolom isian yang memiliki tanda * berwarna merah itu wajib diisi.
b. Dokumen Penyerta wajib upload minimal 2 foto dokumen asli penyerta.
c. Formulir SPTJM Kebenaran Kelahiran dan SPTJM Perkawinan dapat diunduh pada tab Unduh di menu Permohonan Kelahiran WNI (Biodata telah memiliki NIK).
d. Permohonan Akta Kelahiran WNI (Biodata telah memiliki NIK) dapat dilakukan, bagi anggota keluarga yang memiliki status hubungan dalam keluarga sebagai berikut : Kepala Keluarga, Suami, Istri, Anak, Cucu, Orang Tua, Mertua. - Pengajuan Akta Kematian
Pengajuan akta ini dipergunakan untuk pembuatan akta kematian bagi anggota keluarga yang meninggal.
a. Kolom isian yang memiliki tanda * berwarna merah itu wajib diisi.
b. Dokumen Penyerta wajib upload minimal 2 dokumen penyerta.
c. Yang dapat mengajukan permohonan kematian (pelapor) adalah Kepala Keluarga Pemilik Akun IKD, dan yang dilaporkan adalah anggota keluarga di dalam Satu Kartu Keluarga.
Lantas, bagaimana caranya?
Pertama, anda harus sudah memiliki IKD versi terbaru yang sudah diaktivasi. Bagi anda yang belum memilikinya maka anda dapat membaca kembali artikel kami sebelumnya tentang Identitas Kependudukan Digital (klik disini). Saat ini IKD sudah tersedia juga untuk handphone yang berbasis IOS. Tata cara pembuatan IKD dari handphone berbasis IOS sama dengan handphone berbasis android. Bagi penduduk yang sudah memiliki IKD tetapi versi sebelumnya maka diharuskan melakukan update aplikasi melalui Google Play Store untuk handphone android maupun App Store untuk handphone IOS.
Bagi penduduk yang sudah pernah pengajuan qrcode tetapi belum melakukan aktivasi maka lakukan aktivasi IKD anda. Cek inbox email anda. Pada email tersebut terdapat pin dan link aktivasi. Klik link aktivasi kemudian masukkan pin dan kode chapca. Jika aktivasi sudah berhasil maka anda dapat menggunakan aplikasi IKD dengan menggunakan pin tersebut.
Langkah kedua, pada aplikasi IKD, bukalah menu layanan dan anda akan menemukan enam menu pengajuan layanan administrasi kependudukan.
Pilihlah salah satu layanan, misalkan pengajuan Cetak Kartu Keluarga maka akan tampil seperti gambar di bawah ini:
Pada tampilan tersebut, isikan kode captcha dan klik Ajukan hingga akan tampil pemberitahuan ‘Data berhasil disimpan’ yang menandakan anda berhasil melakukan pengajuan Cetak Kartu Keluarga.
Pada pengajuan akta lahir belum memiliki NIK maka anda harus melakukan input data permohonan seperti data bayi/anak, data pelapor, data orang tua, dan data saksi dengan benar. Pada saat input data orang tua dan saksi maka anda harus menginput nik dan nama (atau sebagian nama) dengan benar kemudian klik pencarian (logo lup warna kuning) maka data akan terisi dengan data yang sesuai. Isikan data yang masih kosong dengan data yang sesuai.
Pada pengajuan akta lahir sudah memiliki NIK maka saat input data yang dicarikan akta lahir, orang tua dan saksi maka anda harus menginput nik dan nama (atau sebagian nama) dengan benar kemudian klik pencarian (logo lup warna kuning) maka data akan terisi dengan data yang sesuai.
Dokumen pendukung yang diupload harus dokumen asli (foto dari dokumen asli) dan tidak boleh melebihi 1 MB, jika melebihi maka harus dilakukan resize terlebih dahulu agar ukuran filenya menjadi kecil. Jika tidak dilakukan resize maka proses upload tidak akan bisa dilakukan dan proses pengajuan akan gagal.
Pastikan anda mengupload pada pilihan yang sesuai/benar. Jangan sampai kutipan akta nikah diupload pada sptjm pasangan suami istri atau sebaliknya. Jika terbalik (tidak sesuai) maka pengajuan akan ditolak.
Setelah dilakukan pengajuan maka anda dapat melakukan monitoring pengajuan anda melalui menu Pemantauan Pelayanan. Semua pengajuan selama belum diverifikasi oleh petugas dukcapil maka penduduk masih dapat membatalkan permohonannya.
Jika sudah ditandatangani secara elektronik, akan muncul pemberitahuan di menu Pantau Layanan Dukcapil seperti gambar di bawah ini, dengan Status Pelayanan “Selesai”.
Pencetakan dokumen dapat dilakukan sendiri setelah mendapatkan email yang berisi link cetak dokumen. Pencetakan secara mandiri dapat juga dilakukan melalui Anjungan Dukcapil Mandiri (ADM) yang berada di MPP (selatan alun-alun Ngawi) maupun di kantor Kecamatan Widodaren.